samedi 21 mars 2020

Team Assistant United Nations

mars 21, 2020
Team Assistant United Nations
Team Assistant United Nations

Ce poste est à pourvoir au Bureau du Chef du Service de la sécurité et de la sûreté, Office des Nations Unies à Genève.

Responsibilities
  • Sous la supervision directe du Chef du Service de la sécurité et de la sûreté, le (la) titulaire:
  • Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et à d'autres communications.
  • Met à jour et maintient les listes de distribution; fait le suivi, prépare et distribue différents documents, rapports, dans la mesure du possible en format électronique; gère les dispositions nécessaires à l'impression et traduction au besoin; coordonne les services d'expédition, de messagerie, etc.
  • Fournit un soutien secrétariat et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
  • Suit les processus et calendriers relatifs aux résultats, projets en cours, tâches effectuées, etc. de l'unité; le cas échéant, assiste dans la vérification de la réception de documents requis et à leur exactitude, approbations, signatures, etc. afin d'assurer le respect des exigences juridiques, financières et autres exigences.
  • Filtre les appels téléphoniques et les visiteurs; répond aux questions et demandes d'informations modérément complexes (p. ex., répond aux demandes nécessitant une recherche de dossiers, etc.) et, au besoin, renvoie les demandes de renseignements au personnel approprié pour traitement.
  • Maintient le calendrier/horaires; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l'intérieur et à l'extérieur de l'unité de travail immédiate.
  • Vérifie, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents; s'assure du suivi.
  • Vérifie que la demande de voyage contient toutes les données nécessaires ainsi que la signature des superviseurs pour que le voyage puisse être enregistré sur Umoja.
  • Assiste le voyageur à effectuer les démarches administratives relatives à son voyage (UNLP, visa, service médical, port d'armes, etc).
  • En collaboration avec les finances du Service, vérifie que le budget du voyage est approuvé.
  • Vérifie que le voyageur remplisse l'«Expense Report» à son retour de mission.
  • S'assure du suivi des «Expense Reports».
  • Met à jour le tableau récapitulatif de toutes les missions du Service et établit des statistiques concernant les missions à la demande de la hiérarchie.
  • Informe les voyageurs concernant la réglementation des Nations Unies sur les missions officielles.
  • S'assure que la réglementation des missions est appliquée.
  • Génère une variété de rapports statistiques standard et autres, ordres de travail, etc., à l'aide de diverses bases de données.
  • Recherche, compile et organise l'information et le matériel de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, séances d'information, réunions/conférences, etc.
  • Répond à toutes questions d'ordre administratif relatives aux tâches qui lui incombent.

Competencies
  • PROFESSIONNALISME : Connaissance du travail général de bureau et de l'appui administratif, y compris des règlements et procédures administratifs. Tire fierté de son travail et de ses réalisations; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; apporte à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévère face aux obstacles et aux difficultés; garde son calme dans les situations de crise ; s'attache à atteindre l'objectif de l'égalité des sexes en assurant la pleine participation des hommes et des femmes, sur un pied d'égalité, à toutes les activités.
  • APTITUDE A LA COMMUNICATION : S'exprime clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; écoute les autres, les comprend bien et donne suite comme il convient; pose les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel il/elle s'adresse; partage l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tient chacun au courant.
  • APTITUDE A PLANIFIER ET A ORGANISER : Définit clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchise les activités et tâches prioritaires, modifie les priorités en fonction des besoins ; prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tient compte des risques et des imprévus dans la planification ; suit l'exécution des plans et les modifie s'il y a lieu ; tire le meilleur parti du temps qui lui est accordé.

Education
Diplôme d’études secondaires accomplies ou équivalent.

Work Experience
Au minimum trois (3) ans d'expérience dans le domaine administratif ou dans un domaine connexe
Une expérience dans le front office au sein du Système des Nations Unies est souhaitable
Une expérience en gestion administrative des voyages au sein du Système des Nations Unies est aussi souhaitable.

Languages
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise du français ou de l'anglais et la connaissance de l'autre langue sont requises.

Assessment
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation qui sera suivie d'un entretien axé sur les compétences.

Special Notice
  • Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.
  • La réussite au Test d'aptitude standardisé pour les services généraux des Nations Unies (GGST) ou au Test d'aptitude aux fonctions d'appui administratif (ASAT) au Siège du Secrétariat des Nations Unies à New York, ECA, ESCWA, UNOG, UNOV, ICTR constitue une condition préalable pour que votre candidature soit réputée recevable dans le cadre d'une procédure de recrutement pour un emploi relevant de la catégorie des services généraux auprès du Secrétariat des Nations Unies.
  • Les avis de vacances G1-G4 sont ouverts aux candidats internes et externes, y compris les fonctionnaires titulaires d'un contrat temporaire. Cependant, la priorité sera donnée aux candidatures des fonctionnaires actuellement en poste. Les candidatures externes seront prises en compte uniquement si aucune candidature de fonctionnaire titulaire d'un contrat permanent, continu, fixe ou temporaire n'a été identifiée pour le poste.



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